Отваряне и регистрация на онлайн магазин в НАП

Как Елан Консултинг може да ми помогне с регистрация на онлайн магазин?

1. Първоначална консултация и оценка

На първо място, Елан Консултинг предлага задълбочена начална консултация, за да разбере вашите бизнес нужди и специфики. Този етап е ключов, тъй като ни позволява да определим обхвата и спецификата на вашата дейност, което е основополагащо за правилната регистрация на вашия онлайн магазин.

2. Подготовка за регистрация

След като имаме пълна представа за вашата дейност, преминаваме към процеса на подготовка за регистрация. Това включва събиране и подготовка на всички необходими документи и информация, които са задължителни за процедурата в НАП.

3. Насоки за изискванията на НАП

Елан Консултинг осигурява подробни насоки относно нормативните изисквания на НАП. Това включва изясняване на всички правни и фискални аспекти, които са важни при управлението на онлайн магазин.

4. Помощ при попълване на формуляри

Нашите експерти предоставят подкрепа при попълването на всички формуляри и заявления, необходими за регистрацията на онлайн магазина в НАП, като се грижим за точността и пълнотата на предоставената информация.

5. Избор на подходящи платежни системи

Важен аспект от регистрацията е изборът на подходящи платежни системи и методи за вашата онлайн търговия. Ние предоставяме съвети относно различните възможности и най-добрите практики в тази област.

6. Съвети за данъчно облагане

Осигуряваме съвети относно данъчното облагане и свързаните с това процедури, като помагаме за разбирането на данъчните аспекти на онлайн търговията.

7. Поддържане на съответствие с Наредба Н-18

Ние помагаме на клиентите да осигурят съответствие с Наредба Н-18 и да следват всички актуални правила и насоки, предоставени от НАП.

8. Защита на личните данни

Съветваме клиентите относно изискванията за защита на личните данни и GDPR, което е особено важно за онлайн търговците.

9. Подкрепа при технически въпроси

Предлагаме подкрепа и насоки при избора на технически платформи за онлайн магазина, включително хостинг и софтуерни решения.

Какви са законовите изисквания за отваряне на онлайн магазин?

В днешно време, когато дигиталните технологии се проникват във всяка сфера на живота, предприемачите и корпорациите активно използват интернет пространството, за да разширят своя бизнес и да достигнат до по-голяма аудитория. Планирането и създаването на собствен онлайн магазин е сложен процес, който изисква внимателно обмисляне на редица ключови аспекти. От голямо значение е разбирането на стъпките и изискванията, които включват не само техническата и маркетингова страна на бизнеса, но и задължителната регистрация при съответните държавни институции, като Националната агенция за приходите (НАП). Съществуват редица законови изисквания, с които електронният магазин следва да се съобрази, за да се гарантира неговата законност и надеждност.

Преди да започнете създаването на своя онлайн магазин, е важно да преминете през няколко ключови стъпки, които ще определят успеха на вашия бизнес в интернет пространството.

1. Избор на продукт: Първата и може би най-важна стъпка е да определите какъв тип продукти или услуги ще предлагате. Това изисква изследване на пазара, за да разберете какви са текущите тенденции, какво търсят потребителите и каква конкуренция съществува във вашия сегмент.
2. Ценообразуване: Определянето на правилната ценова стратегия е от съществено значение. Трябва да вземете предвид разходите за производство или закупуване на продуктите, разходи за уеб хостинг, данъци, разходи за маркетинг и SEO оптимизация, както и да определите разумна надценка, която да гарантира вашата печалба.
3. Методи за доставка: Решете как ще доставяте продуктите си до клиентите. Изборът на доставчик, ценовата политика за доставка, както и опциите за безплатна доставка, са важни фактори, които могат да повлияят на решението на клиентите да пазаруват от вашия магазин.
4. Избор на уеб хостинг: Изборът на подходящ уеб хостинг е от съществено значение за скоростта, сигурността и надеждността на вашия онлайн магазин. Разгледайте различните опции, като вземете предвид необходимите ресурси, поддръжката, цената и мащабируемостта.
5. Създаване на уникално име на домейн и марка: Името на вашия онлайн магазин трябва да е запомнящо се, уникално и да отразява вида на продуктите или услугите, които предлагате. Също така е важно да регистрирате името като търговска марка, за да защитите своята интелектуална собственост.
6. Разработване на уебсайт: Вашият уебсайт трябва да бъде интуитивен, лесен за навигация и да предоставя пълна информация за продуктите или услугите. Включете ясни описания, висококачествени снимки, информация за цени и достъпни методи за плащане.
7. Избор на начини за плащане: Разнообразието от опции за плащане е важно за клиентите. Включете различни методи като плащане с дебитни и кредитни карти, онлайн платформи като PayPal, ePay, както и опцията за наложен платеж.
8. SSL сертификат: За да осигурите сигурността на личните данни на вашите клиенти, е необходимо да интегрирате SSL сертификат. Той гарантира криптиране на данните, които се обменят между потребителите и сайта, и е основен фактор за изграждане на доверие.

Всеки от тези аспекти е от решаващо значение за успешното стартиране и управление на онлайн магазин. За всеки етап от процеса може да се наложи допълнително проучване и планиране, за да се гарантира, че вашата онлайн търговия е конкурентоспособна и отговаря на очакванията на клиентите. Преди да започнете с ефективната продажба на продукти или услуги онлайн, трябва да разработите и интегрирате ясни общи условия и политика за поверителност, които да са лесно достъпни за потребителите на вашия сайт. Тези документи трябва да включват подробна информация за условията на сайта, поверителността на данните и използването на бисквитки.

Какво представлява електронният магазин според НАП?

Електронният магазин е уебсайт, който функционира като виртуален търговски обект, предназначен за извършване на онлайн продажби на стоки или услуги. Важно е да се отбележи, че електронният магазин функционира чрез сключване на договор от разстояние, което е регламентирано в Закона за защита на потребителите (чл. 45). Това правно определение подчертава ангажимента на онлайн търговците да спазват редица правила и разпоредби, които гарантират защитата на потребителите.

1. Избор на стоки и услуги: Основната функция на всеки онлайн магазин е възможността клиентите да разглеждат, избират и добавят продукти или услуги в своята потребителска кошница. Това улеснява процеса на пазаруване и позволява на потребителите да правят информирани избори.
2. Въвеждане на информация за купувача: Онлайн магазинът трябва да предостави възможност за въвеждане на данни от клиента, включително лична информация, адрес за доставка и фактуриране. Това е важна стъпка в процеса на покупка, която гарантира успешната обработка и доставка на поръчките.
3. Избор на метод за плащане: Онлайн магазините предлагат различни опции за плащане, което увеличава тяхната достъпност и удобство за клиентите. Това включва плащания с дебитни и кредитни карти чрез виртуални ПОС терминали, използване на електронни платформи като PayPal и ePay, както и опция за наложен платеж.

Съгласно българското законодателство и разпоредбите на Наредба Н18, електронните магазини трябва да отговарят на редица законови изисквания, свързани със защитата на потребителите и правилното отчитане на продажби. Онлайн търговците са задължени да подават към НАП специален одиторски файл с информация за доставените стоки или услуги ежемесечно.При издаването на електронен документ, търговецът не е длъжен да поддържа софтуер за управление на продажби в търговски обект по ЗДДС. Такъв софтуер е задължителен само при продажби, за които търговецът издава касови бележки.

Какви задължения пред НАП имат онлайн търговците при продажби през е-магазин?

Според чл. 52м от Наредба Н18, електронният магазин е разглеждан като платформа за онлайн продажби на стоки или услуги и трябва да отговаря на определени изисквания, заложени от Националната агенция за приходите (НАП). Тези изисквания са създадени с цел да улеснят и регулират процеса на електронната търговия, както и да защитават правата на потребителите. Важен аспект от задължението на търговците да регистрират и отчитат продажбите на стоки или услуги, осъществявани при неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта. Това включва издаването на документ за регистриране на продажбата, който трябва да бъде четим и да съдържа определени реквизити. Тези реквизити включват наименование, номер и дата на документа, данни за търговеца, уникален номер на клиентската поръчка, референтен номер на финансовата трансакция, детайли за стоките или услугите, както и информация за начина на плащане.

За да се гарантира прозрачност и следимост, изисква се номерът на документа за всяка продажба да е уникален и да нараства последователно. Този номер трябва да бъде 10-разряден и да съдържа само арабски цифри. Освен това, е задължително включването на двумерен баркод (QR код), който съдържа подробна информация за продажбата. В случаите, когато за продажбата е издадена фактура, която вече съдържа тази информация, се допуска да не се издава отделен документ за регистриране на продажбата. От особена важност е осигуряването на еднозначна идентификация на всяка продажба от всеки електронен магазин, както и предоставянето на издадения документ по електронен път на клиента при извършване на плащането.

Отчетността и прозрачността са основни елементи на тези регулации, като се изисква от търговците да подават стандартизиран одиторски файл с информация за всички извършени доставки на стоки и услуги през месеца. Тази информация трябва да се предоставя на НАП до 15-о число на месеца, следващ месеца на извършените продажби. Тези изисквания осигуряват, че всички трансакции, извършени чрез електронни магазини, са правилно регистрирани и отчетени, което подпомага прозрачността и улеснява данъчните и регулаторните процеси. Спазването на тези регулации е от съществено значение за ефективното и законосъобразно управление на онлайн търговската дейност.

В контекста на плащанията, извършвани в онлайн магазина, се предоставят две основни възможности за отчитане на продажбите: издаването на касов бон от одобрено фискално устройство (ФУ) или интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (ИАСУТД), или издаването на електронен документ съгласно задължителните реквизити, определени в Наредба Н18.

Специфично, електронният документ се издава при така наречените неприсъствени плащания с кредитна или дебитна карта чрез виртуален ПОС терминал. В такива случаи не е необходимо издаването на касов бон, което улеснява процеса както за търговците, така и за клиентите.

Законовите изисквания, заложени в Наредба Н18, определят, че софтуерът на всеки онлайн магазин трябва да отговаря на следните критерии:

1. Генериране на уникален номер на всяка поръчка: Това гарантира, че всяка трансакция може да бъде проследена и уникално идентифицирана.
2. Еднозначна автентикация на потребителя: Това предпазва от фрод и осигурява, че всеки потребител е правомерно идентифициран.
3. Пълнота и интегритет на създадените данни: Това гарантира, че всички данни, свързани с трансакцията, са пълни и непроменени.
4. Специализация на продажбите: Софтуерът не трябва да управлява други продажби, различни от тези, извършвани на уебсайта.
5. Ограничение на приемането на плащания: Приемането на плащания трябва да бъде ограничено до неприсъствените плащания с карти.
6. Съхранение на базата данни: Базата данни на онлайн магазина трябва да се съхранява на територията на България или на територията на Европейския съюз.

Съобразно новите регулации, засягащи онлайн търговията според Наредба Н18, електронните магазини трябва да отговарят на допълнителни изисквания по отношение на начина на отчитане на продажбите и управлението на плащанията.

• Лицата, които осъществяват продажби чрез електронен магазин, трябва да подават информация в Националната агенция по приходите (НАП), независимо дали използват собствен, нает домейн или платформата принадлежи на трето лице.
• Основното изискване за регистрация и предоставяне на информация в НАП е свързано с приемането на плащания, за които е необходимо издаване на фискален бон.
• Ако лицето, което извършва продажби през е-магазин, не приема плащания, за които е задължено да издава фискален бон, то не е длъжно да предоставя информация на НАП. Въпреки това, такива лица могат да решат да предоставят данните по собствено усмотрение.
• Софтуерът на електронния магазин, чрез който се извършват продажби на стоки или услуги, заплащани чрез неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта, за които се издава документ по чл. 52о от Наредба Н18, трябва да генерира уникален номер на всяка поръчка за закупуване на стока или услуга и да отговаря най-малко на изискванията в т. 2, 3 и 7 от приложение № 29 към Наредбата
• В случай че интерфейсът на софтуера не е на български език, търговецът е длъжен да предостави негов превод на български език при поискване от орган по приходите.
• В хода на контролни производства по ДОПК и при поискване от страна на орган по приходите фирмата, управляваща електронния магазин, осигурява на органите пълен достъп до административния панел, включително настройки и пълната справочна част, осигурявана от софтуера.
  

Информация, която трябва да бъде предоставена при регистрация на електронен магазин в НАП:

При регистрацията на електронен магазин в Националната агенция за приходите (НАП), е важно да предоставите обширна и точна информация, която да отговаря на определените от НАП стандарти и изисквания. Този процес е важен не само за съответствието със законовите рамки, но и за осигуряване на прозрачността и надеждността на онлайн търговията.

Най-ключовата информация, която следва да се предостави на НАП са основните данни за магазина, които включват името и уеб-адреса на магазина. Това е първостепенната информация, която идентифицира вашия онлайн бизнес в интернет пространството. Освен това, трябва да предоставите информация за субекта, стоящ зад магазина, което включва данни за физическото лице или фирмата, управляваща онлайн продажбите. Отделно от това се предоставя информация за предлаганите продукти или услуги, която дава яснота относно спецификата на вашия бизнес и обхвата на продуктите или услугите, които предлагате за целите на данъчното облагане. Техническата информация, свързана със софтуера на магазина и хостинг услугите, също е от съществено значение с оглед изискванията за софтуер за онлайн продажби съгласно Наредба Н18.

Информация, необходима при регистрация на онлайн магазин в НАП

1. Основни данни за магазина: Това включва наименованието на магазина и неговия уеб-адрес. Тази информация е основополагаща и служи за идентификация на магазина в рамките на онлайн пространството.
2. Информация за субекта: Данни за лицето или фирмата, отговорна за продажбите чрез електронния магазин. Това включва подробности за собственика на бизнеса, като име, регистрационни данни, адрес за контакт и друга съответна информация.
3. Детайли за предлаганите продукти: Информация за вида на продаваните стоки или услуги. Това осигурява яснота относно обхвата и характера на предлаганите продукти.
4. Техническа информация: Подробности относно софтуера, използван за управлението на електронния магазин, и информация за хостинг услугите. Тази информация е от решаващо значение за техническата функционалност и сигурност на магазина.

Как се подават данните към НАП при регистрация на онлайн магазин?

Всички горепосочени данни трябва да бъдат подадени чрез Портала за електронни услуги на НАП и за достъп до този портал е необходим квалифициран електронен подпис. Регистрацията е задължителна стъпка, която трябва да бъде извършена преди стартирането на дейността по продажба на стоки или услуги.

В случай на промени в обстоятелствата около вашия онлайн магазин, като например промяна на асортимента, адреса или други важни данни, или при прекратяване на дейността, трябва да актуализирате информацията си в срок от 7 дни. Тези промени се отразяват в публичния списък на електронните магазини, поддържан от НАП.

Освен това, изисква се от лицата, които извършват продажби през електронен магазин, да съхраняват информацията, създадена чрез софтуера на магазина, в съответствие със сроковете, определени от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс. Това включва текуща база данни и архивни копия на данните. При поискване от органите по приходите, се изисква осигуряване на достъп до тези данни с възможности за тяхното експортиране и копиране.

Поради тези причини, регистрацията и управлението на електронен магазин се превръща в процес, който изисква внимание и точност при предоставянето на информация към НАП, за да се гарантира спазването на законовите изисквания и осигуряването на надежден и прозрачен онлайн бизнес.

‍